A aplicação dos 5G’s como mapa mental para solucionar problemas

Créditos os dizeres:

Claudio de Lima Barbosa é administrador de empresas graduado pela UFAM (CRA-1-3100) e especializado em Engenharia de Produção Enxuta pela PUC-PR. Trabalha com a implementação do Lean Manufacturing. Conferencista e consultor empresarial. adm_clb@hotmail.com.

A aplicação dos 5G’s como mapa mental para solucionar problemas

  

   Certa vez realizei um trabalho para melhorar um indicador de qualidade. Para a mapear o processo e usar outra técnicas de identificação das possíveis causas geradoras do fenômeno, montei um pequeno time multifuncional. Em dado momento do trabalho um integrante do time indagou: "Você está mapeando tudo isso só para entender o processo, correto?” Eu disse que a intenção era tanto entender, analisar e identificar as causas dos problemas para propor soluções. Imediatamente ele retrucou: “Não há necessidade disso, pois eu já sei onde está o problema!”. Então repliquei questionando "Por que o problema ainda persiste por semanas?"

     Esse comportamento é mais comum do que se imagina. As respostas padrões para problemas que têm efeito por um tempo, mas sempre voltam porque não foram tratados na raiz; porque as placas de direção dizem uma coisa mas querem dizer outra.

Conhecendo os 5G’s

Em seu livro “O discurso do método”, o filósofo francês René Descarte (1596-1650) estimula a investigação por meio dum método universal inspirado num cânone matemático rígido sustentado por quatro regras básicas: 1) evidência - "nenhuma coisa como verdadeira se não a reconheço evidentemente como tal"; 2) Análise - "dividir cada uma das dificuldades em tantas parcelas quantas forem possíveis"; 3) Síntese - "concluir por ordem meus pensamentos, começando pelos objetos mais simples e mais fáceis de conhecer para, aos poucos, ascender, como que por meio de degraus, aos mais complexos"; 4) não admitir "nenhuma coisa como verdadeira se não a reconheço evidentemente como tal”.

O método japonês 5G’s se coaduna muito bem com o método Cartesiano e corresponde a um excelente auxílio para conduzir ao pensamento solucionador de problemas evitando os caminhos equivocados consolidados por paradigmas ineficazes ou mesmo pela falta da competência em solucionar problemas na raiz. Vale ressaltar que os 5G’s não suplantam as ferramentas de solução de problemas já bastante conhecidas como Diagrama Ishikawa, Histograma, Pareto, Carta de Controle, Brainstorming, Fluxograma etc. Ao contrário, podem até trabalhar associados de forma a obter um arsenal poderoso de solução de problemas bem estruturado.

Os 5G’s resumem cinco palavras japonesas a saber: 

Genbutsu - significa “coisa real ou verdadeira". Esse conceito diz que não se deve iniciar a análise de um problema sem ter pelo menos uma peça ou uma amostra real em mãos.

Genba - quer dizer “local real onde o problema aconteceu”. Visitar o ambiente do trabalho permite avaliar as condições básicas, entender se as ferramentas e equipamentos estão funcionando dentro do esperado, se há fatores ergonômicos que favorecem a fadiga rápida. Ir ao genba possibilita conversar com os funcionários e descobrir detalhes que só se pode saber no verdadeiro local.

Genjitsu - Significa “ir ver” - Procurar ver e enxergar a realidade usando os cinco sentidos, entrar nos detalhes sujos, verificar os fatos e os dados por si mesmo afastando o “achismo” ou a percepção formada apenas pelo o que os outros dizem sobre o problema.

Antes de falar dos dois últimos G’s é importante salientar três conceitos que partem de uma visão ampla para uma visão micro: a) Processo - um fluxo interligado de materiais, serviços e/ou informações visando um produto final. Pode ser expresso pelo diagrama SIPOC: Supplier (Fornecedor), Input (Entrada), Process (Processo), Output (Saída) e Customer (Cliente). Dentro do Processo, encontramos a b) Operação - uma sequência organizada de tarefas feitas tanto por pessoas quanto por equipamentos visando transformar matéria-prima e/ou informações em um produto ou serviço final. c) Tarefa - corresponde a uma série de atividades executadas por uma única pessoa e que gerará um certo resultado no interior de uma operação. Com esses conceitos em mente, fica melhor explanar os dois últimos G's

Genri - “Refira-se a teoria”- Nesse momento é importantíssimo consultar toda a documentação que tem interface com o problema: Padrões de Processo (SIPOC), entendimento claro dos requisitos do cliente antes mesmo de definir  os Padrões de Operação e das tarefas críticas. Será que a espessura ou dimensional da peça está realmente conforme o cliente deseja?, A operação das máquinas e equipamentos estão de acordo com seus manuais? Regras fiscais e burocráticas (quando aplicáveis aos processos administrativos) estão sendo obedecidas?

Gensoku - “Refira-se ao Padrões Operacionais”. Nessa fase se verifica se as tarefas críticas estão sendo executadas conforme o que foi padronizado, há uma checagem da sequência, dos parâmetros de temperatura, pressão, angulação etc. Em outras palavras, faz-se o famoso DTO - Diagnóstico do Trabalho Operacional que consiste em pegar o Padrão de Operação em suas mãos e acompanhar a execução real da tarefa pelo funcionário. Assim, será possível identificar as incongruências entre o que está escrito e o que é feito na realidade. 

Em última análise os 5G’s são a busca pela verdade, como se fossem a investigação de um crime. Os 5G's são utilizados, portanto, para solucionar problemas específicos partindo de uma hierarquia do mais simples para o mais complexo e para isso utiliza-se da observação do fenômeno e do uso dos sentidos a ser feito no lugar onde o problema ocorre e sem a arrogância de achar que já se conhece bem o problema sem mesmo ter levantado da cadeira.

Ósculos e amplexos a todos.

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