Créditos os dizeres:
Claudio de Lima Barbosa é administrador de empresas graduado pela UFAM (CRA-1-3100) e especializado em Engenharia de Produção Enxuta pela PUC-PR. Trabalha com a implementação do Lean Manufacturing. Conferencista e consultor empresarial.
email. adm_clb@hotmail.com.
“Ninguém é um pintor se não tiver o quadro em mente antes de pintar e não tiver certeza de seu método e composição.” Essa frase do célebre pintor impressionista Claude Monet (1840-1926) mostra que antes de compor algo é preciso visualizá-lo interiormente. Certamente fazer isso num trabalho individual, um trabalho que depende em grande parte de um indivíduo possa ser relativamente simples. Por outro lado, fazer isso em trabalhos que envolvam mais pessoas, mais departamentos, possa representar um desafio. Então, como conseguir compor a ideia de um projeto ou um objetivo de forma clara para que todos os envolvidos possam compreender bem e convergir seus esforços para o sucesso do empreendimento? Como fazer uma “obra de arte coletiva”?
A
prática Obeya surgiu da necessidade primária de espaço nos ambientes de
escritórios da Toyota. Daí vem o nome que quer dizer grande sala, sem
divisórias e de mais fácil interface entre departamentos. Essa
necessidade ajudou a criar um processo de desenvolvimento de produtos e
de outros aspectos operacionais na Toyota com grandes vantagens tanto
para gestão da rotina e empowerment quanto para gestão de ideias. De
outro modo posso arriscar dizer que a Obeya foi a precursora da chamada
Engenharia simultânea.
Grandes vantagens da Obeya
Na
década de 90, o então presidente da Toyota, Fujio Cho, percebeu que os
times de trabalho estavam pouco colaborativos e participativos na
resolução de problemas e sugestão de melhorias. Ele correlacionou o fato
com o crescente uso de e-mails e videoconferência que seus funcionários
faziam para trabalhar. Como forma de sanar o problema, ele determinou
que os times trabalhassem mais próximos na obeya de forma a criar um
ambiente propício para comunicação clara e atualização dos projetos e
outros aspectos operacionais. Dentre as principais vantagens da Obeya,
pode-se elencar as seguintes:
-Propicia comunicação entre os departamentos;
-fomenta trabalho em equipe;
-partilha
informações por meio da prática conhecida como mieruka (visualização)
onde importantes informações são expostas e atualizadas de maneira
dinâmica e simples (manualmente) na forma de gestão visual;
-melhora o fluxo de informações;
-propicia um ambiente favorável para discussão e tratativas de problemas e análise das oportunidades de melhoria;
-ajuda na gestão de mudanças
-encurta os ciclos de PDCA
Fatores que podem representar obstáculos ao pleno uso da Obeya
Como
todo instrumento de gestão, a Obeya precisa de uma dose expressiva de
autodisciplina para que seus dados e informações estejam sempre
atualizados. Em empresas cuja cultura se alicerça em atuar mais
isoladamente, e distanciada dos grupos de trabalho, fazendo amplo uso de
e-mails para tratar problemas, a Obeya representa um paradigma
desconfortante pois exigirá dos membros dos projetos desencostar os
olhos da tela dos computadores para atuar mais dinamicamente em
discussões proveitosas sobre projetos e rotinas.
Principais elementos da Obeya
A
grande sala deve ser dotada de alguns elementos fundamentais para seu
funcionamento. Displays, métricas (indicadores) e controles visuais dão a
tônica do espaço. O apelo ao uso de recursos como gráficos, figuras,
fotos facilitam a comunicação. Cada líder de projeto e outros
profissionais com forte interface no projeto devem possuir uma mesa na
sala. Os quadros de gerenciamento devem possuir canetas coloridas para
auxiliar na atualização dos dados. Para enriquecer ainda mais o espaço, o
uso de protótipos dos produtos são bem vindos.
Em
suma, a Obeya é um grande espaço onde se materializa a ideia e os
projetos, onde as informações são niveladas com todos os envolvidos,
onde se sabe de onde se partiu, onde se está e para onde se quer chegar.
Simplicidade é um pré-requisito dessa sala de guerra assim como a
predisposição para trabalho em equipe. Como disse Aristóteles (384-322
aC): “A alma não consegue pensar sem uma imagem”. Para mim a Obeya é uma
forma de gerir visualmente determinado assunto e pensar acerca de
fatores críticos para o sucesso dos projetos.
Ósculos e amplexos a todos.
Texto disponibilizado por Claudio Barbosa. email adm_clb@hotmail.com
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